Você sabe como funciona um sistema de gestão para gráficas offset? Conhece os benefícios desse tipo de sistema? Quer entender melhor como ele pode ajudar a sua empresa a ir além?

Neste guia da Calcme, reunimos tudo o que você precisa saber sobre esse tipo de sistema, a fim de te ajudar a implementar essa tecnologia que pode transformar a maneira de gerir o seu negócio. Acompanhe e confira!

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O que é um sistema de gestão para gráficas offset?

Se você sabe o que é uma gráfica offset, certamente deve saber que o dia a dia nessa empresa necessita de uma boa gestão para que tudo flua da melhor maneira, não é mesmo?

E um sistema de gestão para gráficas visa facilitar essas tarefas diárias, tornando o trabalho mais prático, ágil e, inclusive, mais assertivo.

Assim sendo, basicamente, um sistema de gestão para gráficas offset é uma solução de software feita para otimizar e organizar as operações em uma gráfica que utiliza o método de impressão offset. 

Esse sistema centraliza e facilita o controle de diversos processos, desde o recebimento dos pedidos e orçamentos até o planejamento da produção, gestão de estoque de materiais e acompanhamento das entregas. 

Além disso, ele auxilia na análise de custos e na geração de relatórios, fornecendo dados que ajudam a tomar decisões para aumentar a eficiência, reduzir desperdícios e atender melhor às demandas dos clientes.

Sendo assim, é uma ferramenta muito útil para você que quer:

• Monitorar o fluxo de produção em tempo real;
• Reduzir custos e desperdícios de materiais;
• Melhorar a precisão nos prazos de entrega;
• Organizar e automatizar o controle de estoque;
• Facilitar a comunicação entre setores da gráfica;
• Obter relatórios detalhados para tomadas de decisão.

Como funciona um sistema de gestão para gráficas offset?

Entender a diferença gráfica rápida e offset nos faz pensar em como um sistema específico para offset funciona. Ele precisa atender diretamente as necessidades do seu negócio, possibilitando que você possa ter um controle maior das demandas diárias e uma maior organização da sua empresa.

A seguir, descrevemos alguns pontos importantes sobre o sistema de gestão para gráficas offset, a fim de que você compreenda como o sistema da Calcme, por exemplo, pode te ajudar no dia a dia:

Controle completo das finanças

O controle de finanças é fundamental para garantir a saúde financeira de uma gráfica offset e, claro, de qualquer empresa. Por meio desse controle, é possível ter uma visão clara dos custos e receitas, além de identificar oportunidades para otimizar a lucratividade. 

Um sistema de gestão para gráficas offset, nesse caso, auxilia nesse processo ao automatizar a coleta e a organização dos dados financeiros, como despesas de materiais, custos operacionais e valores recebidos dos clientes. 

Com ele, é possível realizar um acompanhamento dos fluxos de caixa, prever demandas futuras e analisar margens de lucro de cada projeto. Com todas essas informações, é possível fazer um planejamento orçamentário e desenvolver estratégias que contribuam para o crescimento do negócio.

Orçamentos automáticos

Muitos se perguntam como fazer um orçamento de impressão offset gráfica, pois pode ser difícil precificar o trabalho e a produção. Entretanto, com um sistema de gestão para gráficas offset isso pode ficar mais fácil.

O sistema automatiza a geração de orçamentos, levando em conta todos os fatores que influenciam no custo, como tipo e quantidade de papel, tintas, tempo de máquina e outros insumos. 

Com essa automação, é possível gerar orçamentos precisos em poucos minutos, garantindo preços justos para os clientes e evitando erros de cálculo que poderiam causar prejuízos e problemas para a sua gráfica. 

Ao mesmo tempo, essa rapidez também pode proporcionar uma maior satisfação do seu cliente, que terá uma resposta mais ágil e, hoje em dia, sabemos o quanto isso é levado em conta.

Veja também estes conteúdos:

• Como imprimir em papel offset?
• O que é papel offset 180g?
• Como é o papel offset?

Organização do estoque

Organizar o estoque é essencial para atender os seus clientes da melhor forma possível, e um sistema de gestão para gráficas offset pode oferecer isso a você. Com esse sistema, você pode controlar até mesmo as opções de gramatura papel offset que têm no seu estoque.

Além de gerenciar a quantidade de materiais disponíveis, o sistema permite acompanhar o consumo de cada item, prever necessidades de reposição e evitar desperdícios. 

Assim, é possível saber exatamente quando determinados insumos precisam ser reabastecidos, garantindo que a produção nunca pare por falta de material.

Dessa maneira, torna-se possível evitar tanto o excesso de materiais no estoque, que podem estragar com o tempo, quanto a falta, que pode prejudicar consideravelmente o processo.

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Integração com diferentes tarefas diárias

Não importa se você tem apenas uma impressora offset pequeno porte, impressora para imprimir bastante ou apenas uma impressora offset 4 cores, é fundamental que haja um controle das tarefas diárias de forma eficiente.

Com um bom sistema de gestão para gráficas offset, você consegue organizar diversas tarefas diárias, como a geração de orçamentos, ordens de serviço, controle de estoque e insumos, controle de produção e muito mais.

Ter tudo centralizado em um único sistema pode facilitar na hroa de toda a sua equipe se organizar e garantir uma rotina e trabalho mais eficiente.

Acompanhamento das produções

Acompanhar o que faz um operador de offset é essencial para estar por dentro de todas as etapas. Mas, mais do que isso, é muito importante que seja possível acompanhar as etapas de cada processo, cada produção.

O sistema de gestão permite monitorar em tempo real cada etapa do processo produtivo. Dessa forma, você pode identificar facilmente possíveis gargalos, otimizar o uso dos recursos e garantir que os prazos sejam cumpridos. 

Esse acompanhamento facilita a comunicação entre equipes e permite ajustes rápidos caso ocorram imprevistos, proporcionando um controle completo sobre cada produção e melhorando a eficiência da gráfica.

Tudo isso pode impactar diretamente a satisfação dos seus clientes, que terão acesso a serviços mais otimizados, ágeis e sem perder o padrão de qualidade que você sempre oferece.

Confira também estes conteúdos:

• Qual impressora imprime papel offset?
• Para que serve o papel offset?
• Impressão offset vs digital: O que é melhor na sua gráfica?

Relatórios completos da sua empresa

Você sabe qual o valor de uma impressora offset? Se sabe, entende a importância de ter um controle adequado da sua empresa para fazer novos investimentos no momento certo.

Com um sistema de gestão para gráficas offset, você obtém relatórios completos que ajudam a tomar decisões estratégicas com base em dados concretos. 

Assim, você pode planejar melhor novos investimentos, como a aquisição de equipamentos, no momento em que sua empresa estiver preparada, garantindo um crescimento sustentável e otimizado.

Afinal, sabemos que simplesmente adquirir novos maquinários e insumos, sem nenhum tipo de planejamento, pode fazer com que determinadas ferramentas fiquem paradas, prejudicando a lucratividade e o crescimento do seu negócio.

Integração com chat e programa de assinatura de contratos

A integração com chat e programa de assinatura de contratos em um sistema de gestão para gráficas offset facilita a comunicação com clientes e agiliza a formalização de pedidos. 

Com o chat integrado, é possível responder dúvidas rapidamente, negociar detalhes dos serviços e manter um histórico das conversas para consulta futura. 

Já o programa de assinatura digital permite que contratos e orçamentos sejam assinados eletronicamente, sem a necessidade de encontros presenciais ou envio de documentos físicos. 

Todas essas ferramentas reduzem o tempo entre a aprovação e o início da produção, garantindo que os processos da sua gráfica sejam muito mais ágeis por conta disso.

Na Calcme, você pode usufruir dessas duas integrações com o Chatme e o Assiname, proporcionando um dia a dia ainda mais otimizado para o seu negócio.

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Benefícios de implementar um sistema de gestão para gráficas offset

Agora que você já sabe como funciona um sistema de gestão para gráficas offset, pode estar se perguntando até que ponto é realmente algo benéfico e que pode trazer bons resultados para a sua empresa, não é mesmo?

A seguir, elencamos apenas alguns dos principais benefícios que um sistema como esse pode proporcionar para a sua empresa crescer. Acompanhe e saiba mais:

Otimização de processos

Um Sistema online para gráfica offset facilita o acesso a diferentes ferramentas que podem ser usadas no dia a dia do seu negócio.

Com a otimização de processos, é possível pensar em novas tarefas e serviços para a sua gráfica. Por exemplo, você pode buscar saber o que fazer com papel offset 240g, e assim você pode implementar esse tipo de espessura no dia a dia do seu negócio por conta de os processos já estarem otimizados.

E ainda, além de simplificar a execução das tarefas existentes, a otimização dos processos permite que você automatize operações repetitivas, reduza o tempo gasto em cada etapa e melhore a comunicação entre setores. 

Dessa forma, a empresa pode expandir seu portfólio e atender a uma gama maior de demandas com eficiência e qualidade.

Veja também:

• O que é processos gráficos offset, rotogravura e flexografia?

Orçamentos mais precisos e confiáveis

Um bom ERP para gráfica offset oferece diversos benefícios para o seu negócio ir cada vez mais longe.

Com orçamentos mais precisos e confiáveis, você garante preços competitivos e evita surpresas nos custos finais, que poderiam prejudicar a saúde financeira da sua empresa. 

Mas como isso tudo é possível? Bem, o sistema considera automaticamente todos os fatores de produção, como materiais, mão de obra e tempo, permitindo que você entregue ao cliente um orçamento justo e com todos os detalhes necessários. 

Essa precisão ajuda a fortalecer a confiança dos clientes na sua gráfica e a otimizar a rentabilidade de cada projeto.

E sabe o que mais? Seus colaboradores não precisam investir horas e horas calculando os valores que devem ser incluídos nos orçamentos, e podem usar esse tempo para se dedicar a outras tarefas, como o próprio atendimento ao cliente.

Mais agilidade no atendimento

Se você sabe o que se imprime em offset, entende o quanto os clientes buscam agilidade nessas produções.

A implementação de um sistema de gestão para gráficas offset permite organizar o atendimento de forma mais eficiente, facilitando o acompanhamento de cada etapa e a comunicação entre equipe e cliente. 

Essa estrutura agiliza o tempo de resposta, permite ajustes rápidos e mantém os prazos em dia, proporcionando uma experiência mais satisfatória para os clientes.

Além disso, a possibilidade de gerar orçamentos mais rapidamente, bem como um melhor controle do estoque, são medidas que também possibilitam que você possa oferecer um processo mais ágil de forma completa para o seu cliente.

Veja também estes conteúdos:

• Diferença entre couché e offset: Saiba a diferença!
• Qual a qualidade do papel offset?
• Sistemas para gráficas: Qual o melhor?

Gestão financeira saudável

Ter uma gestão financeira saudável é fundamental para a sustentabilidade e o crescimento de qualquer gráfica offset. 

Com o controle financeiro adequado, é possível acompanhar de perto o fluxo de caixa, identificar custos operacionais e otimizar recursos, garantindo que cada investimento seja bem direcionado. 

Por exemplo, se você não tem uma gráfica digital, mas sim uma que atua apenas com o sistema offset, talvez já se perguntou se vale a pena ter impressoras digitais na minha gráfica offset, certo? 

Para responder essa questão, é importante ter uma gestão financeira saudável, que permita uma análise detalhada do seu negócio. E é justamente isso que um bom sistema de gestão para gráficas offset oferece a você!

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Melhorias na gestão de insumos

O sistema offset é o processo de impressão mais utilizado, porém, muitas empresas pecam na gestão de insumos gráficos para offset, o que pode impactar a produtividade de uma gráfica dessa área.

Afinal, ao ter os suprimentos para impressão offset e tintas para impressão offset sempre à mão, você pode agilizar a produção dos seus clientes, sem a necessidade de reabastecer o estoque bem no meio de um processo.

Manter um controle dos insumos evita interrupções e garante que cada pedido seja finalizado dentro do prazo, o que melhora consideravelmente a relação com o cliente. 

Inclusive, com uma boa gestão de estoque, é possível prever a necessidade de reposição com antecedência, minimizando atrasos e otimizando o fluxo de trabalho. 

Além disso, ao evitar a falta de materiais essenciais, a gráfica pode atender a demandas de maior volume e a pedidos urgentes, aumentando a confiança dos clientes e impulsionando ainda mais a reputação da empresa no mercado.

Como escolher o melhor sistema de gestão para gráficas offset?

Para escolher a melhor opção para se trabalhar com um sistema de impressão offset, é necessário levar alguns pontos importantes em conta.

Afinal, não são todos os sistemas que irão oferecer para você tudo o que é necessário para otimizar o dia a dia do seu negócio. Para te ajudar, descrevemos alguns pontos que podem ser relevantes nessa sua análise:

Avalie as funcionalidades específicas para gráficas

Ao escolher um sistema para gráfica offset, é essencial verificar se ele oferece funcionalidades específicas para as demandas do seu negócio, como gestão de estoque de papel, cálculo de orçamentos detalhados, controle de tintas e acompanhamento da produção. 

Funcionalidades adaptadas às necessidades de uma gráfica podem proporcionar uma melhora nos processos e permitir um controle mais preciso dos insumos e dos custos de cada projeto.

Desse modo, toda a estrutura da sua empresa pode ser aprimorada com um bom sistema de gestão.

Verifique a facilidade de uso e implementação

Optar por um sistema intuitivo e fácil de usar facilita a adaptação da equipe e reduz o tempo necessário para o treinamento. 

Por exemplo, sistemas com uma interface que seja de fácil entendimento ajudam na realização das tarefas diárias sem complicações e tornam a transição para o novo software mais tranquila, o que é fundamental para que a gráfica mantenha sua produtividade durante a fase de implementação.

Com a Calcme, você terá a oportunidade de colocar em prática um sistema de gestão prático e intuitivo, proporcionando a melhor experiência para os seus colaboradores.

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Veja também estes conteúdos:

• Qual a diferença entre o papel offset e fotográfico? Entenda!
• Qual a diferença do papel opaline e offset?
• Papel offset: o que é?

Considere a integração com outros sistemas

Para uma operação mais eficiente, o sistema deve ser capaz de integrar-se a outras plataformas usadas pela gráfica, como é o caso do próprio WhatsApp e programa de assinatura de contrato digital.

Ter essas ferramentas integradas pode otimizar o tempo de trabalho no dia a dia, e a Calcme oferece isso a você por meio do Chatme, que permite a gestão das conversas no WhatsApp, e do Assiname, que proporciona mais comodidade na hora de organizar os contratos da sua gráfica digital.

Analise o suporte técnico oferecido

Ter acesso a um suporte técnico que seja qualificado é extremamente importante, concorda? Isso porque, o suporte técnico é quem auxiliará em momentos críticos do dia a dia, logo, essa possibilidade deve ser avaliada com atenção.

Você pode verificar quais são os canais de atendimento, analisar o tempo de resposta e até mesmo conversar com outros usuários do sistema para entender como é esse tipo de suporte.

Pesquise a reputação e feedbacks do sistema

Avaliar as opiniões de outras gráficas e usuários pode dar uma visão prática sobre o desempenho do sistema no dia a dia. 

Ao pesquisar a reputação e os feedbacks, é possível identificar pontos fortes e fracos do software e prever como ele poderá contribuir para o seu negócio, além de evitar possíveis problemas relatados por outras empresas.

Você também poderá avaliar se os outros problemas relatados são realmente um problema para o seu negócio ou não, o que te ajuda a pensar se esse sistema pode ser realmente útil.

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Compare o custo-benefício com outras opções

Por fim, lembre-se de que, ao investir em um sistema de gestão para gráficas offset, você deve considerar o equilíbrio entre custo e os benefícios oferecidos. 

Comparar diferentes soluções do mercado permite avaliar qual delas oferece o melhor conjunto de funcionalidades e suporte dentro do orçamento disponível, o que pode garantir que o valor investido traga o máximo de retorno em eficiência e qualidade para a gráfica.

Na Calcme, por exemplo, buscamos oferecer o melhor custo-benefício para o seu negócio, trazendo funcionalidades que realmente fazem a diferença e, ao mesmo tempo, sem que os valores ultrapassem o que a sua empresa pode pagar de forma saudável.

Veja também estes conteúdos:

• Quais as diferenças entre papel sulfite e offset? Entenda aqui!
• O que é impressão offset e como funciona?
• Impressão offset exemplos: Veja alguns exemplos aqui!

Principais funcionalidades do sistema de gestão para gráficas offset Calcme

O sistema de gestão para gráficas offset foi desenvolvido pensando nas principais necessidades do seu negócio. Por isso, é uma excelente opção para quem quer otimizar uma série de demandas importantes.

A seguir, descrevemos alguns dos benefícios que você poderá usufruir:

1. Geração de orçamentos automáticos

O sistema de gestão Calcme oferece uma funcionalidade que permite a geração de orçamentos automáticos de forma prática e rápida. 

Essa ferramenta é fundamental para agilizar o processo de cotação, permitindo que você responda rapidamente aos pedidos de orçamento dos seus clientes. 

O sistema leva em consideração diversos fatores, como tipo de material, quantidade, tipo de impressão e acabamento, calculando automaticamente o valor final. Com isso, a precisão dos orçamentos aumenta, reduzindo a margem de erro e otimizando o tempo.

2. Controle total das finanças

Toda empresa precisa de um controle de finanças que realmente funcione e seja completo. Apenas dessa forma poderá enxergar gaps e até mesmo tomar decisões baseadas em dados.

Com essa funcionalidade do sistema Calcme, é possível monitorar todas as entradas e saídas, controlar os custos operacionais, e analisar a rentabilidade dos serviços prestados. 

O sistema oferece uma visão detalhada dos gastos, permitindo a identificação de áreas onde é possível reduzir custos e otimizar recursos.

Veja também:

• Qual o piso salarial de um impressor offset?
• Impressora para grande volume de impressão
• Quais os tipos de impressoras offset? Qual usar na minha gráfica?

3. Integração com as máquinas offset

A integração permite que o sistema se comunique diretamente com as máquinas, enviando informações sobre os trabalhos a serem executados e recebendo dados sobre o progresso da produção.

Tudo isso pode otimizar o dia a dia da sua equipe, fazendo com que esse sistema de gestão para gráficas offset impacte diferentes pontos do cotidiano da sua empresa.

4. Acompanhamento de toda a produção

O sistema Calcme oferece uma ferramenta de acompanhamento de produção que permite a supervisão de todas as etapas do processo produtivo. 

Desde a entrada do pedido até a entrega, o sistema registra e monitora cada fase, fornecendo informações em tempo real sobre o status dos trabalhos, o que é ótimo para gerir todo o trabalho.

5. Relatórios completos do seu negócio

Você poderá acessar relatórios completos e visuais do seu negócio, o que pode fazer toda a diferença na hora de implementar melhorias e tomar decisões importantes, por exemplo.

Tudo isso na sua tela inicial, de forma acessível, prática e bastante intuitiva.

6. Acesso com qualquer dispositivo

Conseguir acessar o sistema de qualquer dispositivo é muito importante quando pensamos em sistema de gestão para gráficas offset. E com a Calcme isso é possível!

Você pode usar um celular, tablet ou computador de qualquer lugar para isso. Incrível, não é mesmo?

Perguntas frequentes sobre sistema de gestão para gráficas offset

Agora que você já pôde se aprofundar muito mais nas informações sobre o sistema de gestão para gráficas offset, que tal tirar mais algumas dúvidas com base nos questionamentos que são feitos de forma frequente?

Quanto mais informações você tiver, mais fácil poderá ser tomar a decisão de escolher ou não implementar esse modelo de sistema no dia a dia da sua gráfica, concorda?

Vejamos, a seguir, as perguntas frequentes:

Um sistema de gestão para gráfica offset realmente ajuda a reduzir custos operacionais?

Com certeza! Com um bom sistema, você consegue monitorar e otimizar o uso de insumos, evitar desperdícios e melhorar o controle sobre o estoque, garantindo que os materiais estejam sempre disponíveis na quantidade ideal. 

Além disso, o sistema automatiza tarefas como orçamentos e controle de produção, o que reduz o tempo e a mão de obra necessários para essas atividades. 

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Quais são os principais benefícios de um sistema de gestão específico para gráfica offset?

Dentre os benefícios, podemos citar o maior controle sobre os processos de produção, gestão eficiente de insumos e estoque, e automatização de orçamentos. 

Com esse sistema, é possível acompanhar todas as etapas do trabalho, garantindo que os prazos sejam cumpridos e os recursos sejam utilizados da melhor maneira possível. 

Todos esses processos são pensados para gráficas, especificamente, o que garante que o sistema se adeque perfeitamente às necessidades da sua empresa – fator esse que poderia não ser realidade com outros tipos de sistemas mais gerais e genéricos.

O sistema de gestão é fácil de implementar na rotina?

O sistema de gestão para gráficas offset da Calcme é feito para ser integrado facilmente na rotina da empresa. Com uma interface intuitiva, ele permite que a equipe navegue com facilidade entre as funções essenciais, como controle de estoque, orçamentos e monitoramento da produção. 

Durante a implementação, a Calcme oferece suporte técnico especializado, acompanhando cada etapa para garantir que o sistema seja ajustado às necessidades específicas da gráfica.

É possível integrar o sistema de gestão com as máquinas de impressão?

Sim, é possível integrar o sistema de gestão com as máquinas de impressão. A Calcme oferece essa funcionalidade, permitindo a conexão direta com equipamentos de impressão offset e digital.

Dessa maneira, é possível obter um fluxo de produção ainda melhor na sua gráfica.

O sistema ajuda a melhorar o atendimento ao cliente?

O sistema de gestão ajuda a melhorar significativamente o atendimento ao cliente. Ele centraliza informações importantes, como status de pedidos, prazos e histórico de orçamentos, facilitando o acesso rápido a dados essenciais para responder dúvidas e acompanhar solicitações. 

Com essa organização, a equipe pode fornecer informações precisas e ágeis aos clientes, além de prever com mais facilidade as necessidades e acompanhar cada etapa do pedido. 

Viu só como um sistema de gestão para gráficas offset pode ajudar o seu negócio ir além? Invista nessa possibilidade e transforme a sua maneira de gerir a sua gráfica!

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