Na hora de enviar uma mensagem de lembrete de pagamento para cliente, é essencial manter a cordialidade e garantir que o leitor realmente compreenda o que está sendo cobrado.
Para isso ser viável, alguns pontos de atenção devem ser levados em conta. Neste texto da Calcme, vamos te ajudar com esse objetivo. Acompanhe para saber mais.
O que escrever na mensagem de lembrete de pagamento para cliente?
Saber o que escrever na mensagem de lembrete de pagamento para cliente pode ser difícil, até porque, cobrar é algo mais “delicado”, digamos assim.
Ainda assim, é algo que precisa ser feito. A seguir, apresentamos alguns pontos que podemos considerar na hora de redigir a mensagem de cobrança:
1. Seja cordial e acolhedor
O primeiro ponto que devemos levar em consideração é a cordialidade e o acolhimento que será oferecido ao cliente. Especialmente nos casos de atraso de pagamento, esse acolhimento deve ser incluído na conversa.
Devemos sempre ter em mente que a cobrança é algo importante, mas que pode ser difícil para o lado que está recebendo. Por isso, iniciar a mensagem com algo como “esperamos que esteja tudo bem com você”, ou mesmo perguntando “olá, fulano, como você está?” é uma maneira de demonstrar esse acolhimento.
2. Seja claro e evite a ambiguidade
Ser claro também é algo essencial. Evite ambiguidades que possam deixar o seu cliente confuso e, além disso, não exagere na quantidade de informação.
É claro que você não precisa parecer grosseiro indo muito direto ao ponto, mas evitar excessos pode ser um bom caminho para que a pessoa não se “perca” nas informações enviadas.
Além disso, uma linguagem clara, sem gírias ou muita informalidade, também é um bom caminho. Afinal, nunca sabemos como o outro pode interpretar a mensagem, por isso, a clareza é tão importante.
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3. Detalhe a cobrança
Para enviar uma mensagem de lembrete de pagamento para cliente clara, é fundamental que a cobrança seja detalhada.
Fale que a cobrança é referente ao produto/serviço X, com vencimento na data Y. Quanto mais clara for essa cobrança, mais fácil o cliente poderá compreender o que está sendo cobrado, o que facilita o pagamento e garante uma conversa mais transparente.
4. Inclua instruções claras de pagamento
Por fim, não se esqueça das instruções de pagamento. Afinal, não basta apenas cobrar, não é mesmo?
Deixe claro como ele poderá fazer esse pagamento: por meio de um boleto enviado, com pagamento via link no cartão de crédito ou chave pix. Esclareça as formas de pagar o que você está cobrando.
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Modelos de mensagem de lembrete de pagamento para cliente
Depois de ver as nossas dicas, confira a mensagem que escrevemos para você usar de inspiração:
“Olá [Nome do cliente],
Este é um lembrete sobre o pagamento pendente de [R$ valor], com vencimento em [data]. Caso já tenha realizado o pagamento, desconsidere esta mensagem. Se precisar de ajuda, estamos à disposição.
Dados para pagamento: [Informar dados e onde pagar].
Agradecemos pela atenção,
[Seu nome/empresa]”
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Evite estes erros ao enviar uma mensagem de lembrete de pagamento para cliente
Embora enviar uma mensagem de lembrete de pagamento para cliente seja algo comum e corriqueiro no dia a dia de quem atua com o público, ainda assim algumas pessoas cometem erros na hora de garantir uma boa comunicação.
E para que você não coloque em prática nenhum equívoco que prejudique a relação com o seu cliente, nós descrevemos abaixo alguns erros que podem – e devem – ser evitados. Dê só uma olhadinha e saiba mais:
Atenção ao horário de envio
Enviar uma mensagem fora do horário comercial pode transmitir a sensação de urgência ou pressão desnecessária. Além disso, esse tipo de mensagem pode até ser totalmente ignorada pelo cliente, que poderá estar ocupado com outras situações e eventos.
Lembre-se, mesmo que o cliente esteja em atraso, ele merece receber a cobrança em um momento apropriado. O ideal é manter esse tipo de contato entre 8h e 18h, de segunda a sexta-feira, mas respeitando também os feriados, ok?
E não se esqueça de que mensagens muito cedo ou muito tarde podem ser ignoradas ou até causar irritação. Respeitar esse intervalo demonstra profissionalismo e consideração com a rotina da outra pessoa, o que favorece um retorno mais positivo.
Nunca use um tom de ameaça
Evitar ameaças é fundamental em qualquer mensagem de lembrete de pagamento para cliente. Frases que deixam a entender punições ou consequências duras, como “será negativado” ou “vamos tomar medidas legais”, geralmente afastam o cliente e dificultam qualquer chance de negociação.
O lembrete deve ter um tom firme, mas respeitoso. Lembre-se de que o objetivo principal é resolver a pendência, e não criar um conflito.
Um texto direto, sem agressividade e com foco na resolução, costuma gerar mais resposta e mais disposição do cliente em resolver a situação.
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Evite uma comunicação que não dê espaço para negociação
Um erro comum é enviar mensagens que apenas informam a cobrança, sem abrir espaço para ouvir o cliente. A falta de abertura para negociação pode fazer com que a pessoa nem responda e deixe de lado a mensagem.
Em vez de impor um prazo sem margem para diálogo, a mensagem pode perguntar se há algo em que você possa ajudar ou se a pessoa precisa de uma alternativa de pagamento.
Isso não significa que você deve aceitar qualquer condição, mas mostrar disposição para conversar aumenta as chances de acordo em uma mensagem de lembrete de pagamento para cliente.
Não encare o cliente como alguém que ”não quer pagar”
Por fim, evite entrar na posição reativa que encara o cliente como uma pessoa que não quer pagar por algo, pois não é bem assim que funcionam as negociações.
Muitas vezes, o atraso no pagamento não acontece por má intenção, mas por imprevistos financeiros, desorganização ou até esquecimento.
Ao assumir que o cliente está de má fé, a comunicação pode sair em tom crítico, mesmo sem perceber. Assim, você corre o risco de afastar o cliente e dificultar o entendimento.
A melhor forma de agir é sempre partir do princípio de que o pagamento será feito e que você está apenas ajudando a manter a organização. Tratar com respeito preserva a relação e ajuda a resolver com mais facilidade. Pense sempre nisso!
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