Enviar uma mensagem de cobrança para clientes nem sempre é fácil, sabemos disso. Afinal, é um assunto que pode ser delicado em algumas situações.
Entretanto, é igualmente importante o envio de lembretes pois, às vezes, trata-se de uma questão de esquecimento, concorda?
Pensando nisso, preparamos este guia com algumas ideias de mensagem que você pode usar para garantir uma boa comunicação com o seu cliente. Acompanhe.
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Mensagem de cobrança para clientes: dicas e sugestões
Na hora de escrever uma mensagem de cobrança para clientes, é importante ser bastante profissional e sério, garantindo que essa cobrança aconteça de uma maneira adequada.
Dependendo da situação, pode sim ser algo um tanto quanto constrangedor para quem recebe, e é importante que o atendente tenha esse olhar mais gentil.
Ainda assim, é igualmente imprescindível que a cobrança ocorra, afinal, sua empresa necessita dos pagamentos.
A seguir, apresentamos algumas ideias que podem te ajudar. Veja só:
Mensagem de cobrança para clientes novos
“Olá, [Nome]! Notamos que o pagamento referente ao pedido [número ou descrição] ainda não foi identificado. Gostaríamos de lembrá-lo de que ele tem vencimento em [data].
Caso já tenha realizado o pagamento, desconsidere esta mensagem. Estamos disponíveis para esclarecer qualquer dúvida e ajudá-lo no que for necessário.
Entre em contato conosco por aqui mesmo, se precisar. Obrigado pela confiança em nossa empresa!”
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Mensagem de cobrança para clientes antigos
“Olá, [Nome]! Esperamos que esteja bem. Verificamos que o pagamento do pedido [número ou descrição], com vencimento em [data], ainda está pendente.
Sabemos da sua longa parceria conosco e estamos à disposição para auxiliá-lo na regularização.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, nos informe para que possamos atualizar o sistema. Qualquer dúvida, entre em contato conosco. Obrigado!”
Mensagem de cobrança para clientes inativos e inadimplentes
“Olá, [Nome]! Sentimos sua falta e gostaríamos de reforçar que o pagamento referente ao pedido [número ou descrição] encontra-se em aberto desde [data].
Entendemos que imprevistos podem ocorrer e estamos prontos para oferecer alternativas para regularizar sua situação.
Entre em contato para mais informações. Será um prazer restabelecer nossa parceria!”
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Quais cuidados devemos ter ao enviar uma mensagem de cobrança?
Ao enviar uma mensagem de cobrança, devemos sempre manter uma postura respeitosa e até mesmo empática, pois nunca sabemos o que pode estar acontecendo “do outro lado”, não é mesmo?
A comunicação precisa ser cordial e, inclusive, clara. Nem sempre os clientes entendem quais são as possibilidades de pagamento e de reorganização financeira, e manter a clareza pode ajudar nesses casos.
A seguir, apresentamos algumas ideias e considerações que podem ser interessantes. Continue lendo.
Atenção ao dia da semana e horário
Uma mensagem de cobrança deve ser enviada em horário comercial para não causar nenhum tipo de desconforto em quem irá recebê-la.
Afinal, o momento em que a mensagem de cobrança é enviada faz diferença. Evite enviar mensagens muito cedo, tarde da noite, em feriados ou fins de semana, pois isso pode ser mal interpretado.
O ideal é priorizar dias úteis e horários comerciais, como entre 8h e 18h. Acima de tudo, essa postura demonstra profissionalismo e respeito pela rotina do cliente.
Quando a mensagem chega em um momento adequado, as chances de ser lida com atenção aumentam, e a abertura para negociação tende a ser maior.
Até porque, quem irá querer ler com atenção uma mensagem de cobrança no meio de uma confraternização em família, por exemplo?
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A comunicação deve ser respeitosa e cordial
Mesmo quando há inadimplência, a sua comunicação deve ser educada e respeitosa. Comece a mensagem com uma saudação simples e deixe claro que o objetivo é resolver a pendência da melhor forma possível.
Evite frases que pareçam acusatórias ou que transmitam julgamento. O foco deve ser em manter o cliente à vontade para responder, mesmo que ele esteja em uma situação financeira delicada.
A cordialidade pode ajudar a preservar a relação comercial e facilitar o diálogo, essenciais para novos negócios no futuro, inclusive.
Nunca use um tom de “ameaça”
Infelizmente, ainda vemos algumas pessoas usando um tom de ameaça ao enviar uma mensagem de cobrança, o que é inadmissível, convenhamos.
Mensagens com frases como “se não pagar, vamos tomar providências” ou “caso não resolva hoje, vamos encaminhar ao jurídico” podem gerar resistência imediata.
Mesmo que a empresa tenha o direito de tomar medidas legais, esse tipo de comunicação costuma fechar portas. Em vez disso, prefira informar com clareza sobre os prazos e consequências de forma objetiva e sem pressionar.
Mostrar disposição para resolver, ao invés de ameaçar, tende a gerar mais colaboração e menos conflito. Afinal, dessa forma a pessoa pode não entrar no modo “reativo”, que costuma aparecer quando nós, seres humanos, nos sentimos ameaçados.
Tente entender o que aconteceu e crie alternativas
Por fim, antes de enviar uma mensagem de cobrança, tente entender o que pode ter acontecido com aquele cliente em específico.
Às vezes, uma simples conversa pode esclarecer a situação e abrir espaço para uma renegociação.
Quando a empresa demonstra interesse em entender o lado do cliente e oferece alternativas, como parcelamento ou extensão de prazo, ela mostra respeito. Essa postura aumenta a chance de acordo e reduz o risco de perder o cliente definitivamente. Pense nisso!
Automatize as mensagens de cobrança na sua gráfica ou marcenaria!
Para facilitar o dia a dia do atendimento da sua empresa, automatizar a mensagem de cobrança para clientes pode ser uma boa ideia.
Para isso, você pode contar com o Chatme, nossa plataforma de WhatsApp focada em gráficas e marcenarias!
Com essa ferramenta, integrada à Calcme, você poderá programar o envio de lembretes de pagamento, possibilitando uma organização mais eficiente dessas cobranças e até mesmo reduzindo as chances de esquecimento de envio.
Além disso, você ainda conta com muitas outras funcionalidades como:
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