Está difícil organizar atendimento pelo WhatsApp? Sabemos que essa pode ser uma missão um tanto quanto difícil, mas com os passos certos é possível criar uma comunicação mais efetiva e assertiva.

E para te ajudar nesse objetivo, preparamos este guia com algumas dicas que podem ser bastante úteis. Acompanhe!

Como organizar atendimento pelo WhatsApp na gráfica?

Para organizar atendimento pelo WhatsApp, é importante considerar alguns fatores que fazem toda a diferença na experiência do cliente. Na lista abaixo, detalhamos alguns desses pontos, para que você possa ter mais clareza no dia a dia, ao se comunicar com o seu público:

Defina horários

Estabeleça horários fixos de atendimento para evitar sobrecarga e desorganização. Informe os clientes claramente sobre o período em que podem enviar mensagens e receber respostas. 

Assim, é possível proporcionar aos clientes expectativas realistas e melhorar a experiência como um todo. 

Considere, ainda, usar mensagens automáticas para comunicar os horários fora do expediente. 

Veja mais: Gerenciador atendimento WhatsApp para gráficas

Use mensagens automáticas

Configure mensagens automáticas para saudações, respostas rápidas e avisos sobre prazos ou horários. 

Com o Chatme, integrado à Calcme, você consegue programar mensagens automáticas, bem como criar um chatbot que auxilie o seu cliente no primeiro contato, o que é ótimo para garantir maior satisfação no atendimento e reduzir o tempo de espera de quem chega buscando atendimento na sua gráfica.

Categorize pedidos com etiquetas

As tags do Chatme são ótimas para organizar e priorizar atendimentos. Separe pedidos por tipo de serviço, urgência ou etapa do processo, como “orçamento”, “aprovado” ou “em produção”.

Assim, é possível ter um acompanhamento melhor e evitar que demandas importantes se percam. 

Lembre-se também de personalizar as etiquetas para atender às necessidades específicas da gráfica. O ideal é que, na hora de organizar atendimento pelo WhatsApp você considere o que realmente pode funcionar para o seu negócio especificamente.

Veja mais: Atendimento WhatsApp vários atendentes: Como implementar?

Organize um funil de vendas

Implemente um funil de vendas para acompanhar cada cliente desde o primeiro contato até o fechamento do pedido. 

Divida o funil em etapas, como “interessados”, “orçamento enviado” e “pedido confirmado”. Essa estrutura ajuda a visualizar em qual etapa cada cliente está no processo e quais ações precisam ser tomadas. 

Lembre-se sempre de que um funil bem feito pode mudar consideravelmente a maneira como você lida com cada cliente. Afinal, cada etapa pode necessitar de uma abordagem específica, aquecendo o cliente para a compra.

Treine a equipe

Por fim, garanta que todos os atendentes conheçam os procedimentos e padrões de comunicação. Treine a equipe para usar uma linguagem clara, educada e profissional, alinhada à identidade da gráfica. 

Considere também simular situações comuns para preparar os atendentes para responder de forma ágil, proporcionando experiências que possam trazer mais assertividade para a comunicação.

Esperamos que este guia de como organizar atendimento pelo WhatsApp possa te ajudar. Lembre-se de que estamos aqui para ajudar a sua gráfica a ir além com o Chatme! Conte com a gente e faça hoje mesmo o seu teste gratuito, aprendendo a gerenciar a comunicação da sua empresa da melhor forma.